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台州市黄岩区红十字会采购管理办法

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台州市黄岩区红十字会采购管理办法

 

第一章    

第一条 为进一步加强和规范会机关采购管理工作,根据《中华人民共和国政府采购法》《中华人民共和国招标投标法》及其实施条例等相关法律法规文件,结合工作实际,制定本制度。

第二条 本制度所称的采购是指以合同方式有偿取得货物、工程和服务的行为,包括购买、租赁、委托、雇用等。

第三条 采购工作要遵循公开公正、比质比价、诚实信用、和效益优先的原则,防止采购过程的不正当行为发生。自觉接受财政、纪检、监察等部门对采购预算编制、采购实施、采购合同管理等全过程的管理和监督。

 

第二章 管理机构与职责

 

第四条 会机关采购工作实行统一管理,分级负责。成立采购领导小组(以下简称“采购小组”),组长由分管办公室的会领导担任,成员由各室相关负责人及办公室负责采购的同志组成。

第五条 办公室(财务)是会机关采购的归口管理部门,主要职责:汇总各室申报采购项目的预算和采购计划,审核采购需求;采购监督管理与指导;审核采购项目的资金来源;复核采购支付申请手续,办理采购资金支付,根据需要组织或参与采购物品验收;采购相关资料台账保管归档。

第六条 申购室承担采购主体责任,主要职责:负责本室采购活动的组织和实施工作;及时收集完善采购相关资料台账移交办公室;按要求参与或组织验收。

 

第三章  采购人员、管理人员行为准则

第七条 采购人员、物资管理人员要遵循“守法、廉洁、公正”的行为准则,自觉接受纪检、审计等部门及全体干部职工的监督。

(一)遵守国家法律法规,遵守会机关规章制度,遵守采购作业流程。

(二)尽忠职守,虚心学习,不断提高专业水平和技能。

(三)不准向供应商索取回扣和红包,不准接受供应商赠送的礼品。

(四)不准以低于本单位的采购结算价格为自己或同事向供应商购买同类物品。

(五)参与采购过程中不准私下单独与供应商交往。

(六)保持良好的工作作风,对采购底价和供应商的报价资料必须保密。

(七)及时编制好采购管理文案,整理台账并归档。

第四章  采购、管理范围

 凡使用会机关资金支出进行采购、管理的下列行为,均纳入采购、管理的范围:

(一)按照浙江省财政厅公布的《浙江省采购目录及标准》台州市黄岩区财政局公布的《黄岩区行政事业单位办公设备配置标准》和《政采云》上可以采购的,严格执行政府采购制度,按政府采购渠道进行采购。

(二)无法按上述渠道采购的,只能分散自行采购的货物、工程和服务。

货物是指各种形态和种类的物品,包括办公设备、低值易耗品等。

工程是指建设工程,包括建筑物和构筑物的新建、改建、扩建、装修、拆除、修缮等。

服务是指除货物和工程以外的其他采购对象。

 

第五章  采购流程与方式

 采购工作需经过室申购、采购小组确定供应商、实施采购、验收入库、财务结算五个步骤。具体步骤如下:

(一)处室申购

第一条  室根据政府采购预算、集中采购目录、采购限额标准等要求填写申购单:申购单要阐述申购理由以及列明申购物品的型号、数量、单位、单价、到货日期等;有申购实物样板的,提供样品,申购单应经分管领导审核同意。

第二条  涉及固定资产采购的,须在原则上于每年10月底前将下一年需采购的物资报办公室财务人员,办公室财务人员统筹制定采购计划,并纳入下一年度财政经费预算。

第三条  预算外的采购项目,需先取得预算调整或调剂审批同意后,方可进行采购申请。

第四条  按《中共台州市黄岩区红十字会党组“三重一大”集体研究决策制度》,单项支出数额在1万元(含)以上的资金使用向派驻纪检组报备,并经会党组会同意后方可进行采购。

(二)采购方式的确认

在政府集中采购目录里及能在《政采云》里采购的,严格执行政府采购制度,走政府采购程序。

在政府集中采购目录以外,可以依法自行组织采购,也可依法委托采购代理机构采购。采购方式:

1.询价:集中采购目录以外,分散采购限额标准以下的采购可采取询价方式采购。应当遵循下列程序:

1)成立询价小组。采购小组牵头成立由采购人代表、有关专家共3人以上单数组成的询价小组,其中专家人数不得少于成员总数的三分之二。

2)确定被询价的供应商名单。采购小组根据采购需求,就申购项目需求情况如名称,规格、材质、数量、交货日期等,以电话、传真、信函、邮件或到供货市场实地调研等方式进行询价,从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于3家的供应商让其报价,供应商提供询价响应报价表。

3)确定成交供应商。采购小组根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商,并将结果通知所有被询价的未成交的供应商。

2.竞争性谈判:集中采购目录以外,分散采购限额标准以上,公开招标数额标准以下的采购可采用竞争性谈判采购,应当遵循下列程序:

1)成立谈判小组。采购小组牵头成立由采购人代表和有关专家共3人以上单数组成的谈判小组,其中专家人数不得少于成员总数的三分之二;

2)制定谈判文件。谈判文件应当明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项;

3)确定邀请参加谈判的供应商名单。谈判小组从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于3家的供应商参加谈判,并向其提供谈判文件;

4)谈判。谈判小组所有成员集中与单一供应商分别进行谈判,并给予所有参加谈判的供应商平等的谈判机会。在谈判过程中,谈判文件有实质性变动的,需经采购人确认,谈判小组应当以书面形式通知所有参加谈判的供应商;

5)确定成交供应商。谈判小组应当从质量和服务均能满足采购文件实质性响应要求的供应商中,按照最后报价由低到高的顺序提出3名以上成交候选人,并编写评审报告。

采购小组可从评审报告提出的成交候选人中,根据质量和服务均能满足采购文件实质性响应要求且最后报价最低的原则确定成交供应商,也可以书面授权谈判小组直接确定成交供应商。

3.公开招标:年度批量预算金额达到公开招标数额标准以上及采购小组认为需要进行公开招标的采购,采用公开招标采购。应当遵循下列程序::

1)拟定标的。标的由申购室拟定。标的内容应包括品名、规格、型号、出厂商、性能、数量、交付使用日期等;

2)拟定招标书。申购室拟定标的后送采购小组审核并公开发布招投标公告。申购处室拟定招标书报采购小组审核通过,标书内容包括:招标项目、项目要求、交货期限、付款方式、是否缴纳投标押金、投标截止日期等;

3)供应商投标。供应商应于招标期内将标投书密封并加盖公章送到会办公室。

4)由采购导小组主持评标工作。参加评标的人员应客观、公正地对标书进行考核评分,各自的评分结果应保密,评分完后当场宣布评标结果。

5)签订购买合同或供货协议。

(注:分散采购限额标准、公开招标数额标准依据省市财务部门规定的政府集中采购标准执行)

(三)采购实施

申报采购的室按照采购小组的采购通知,负责实施购买,并跟进交货期,催交货物。但特殊的货物需到供货市场购买的申购的,应由2名以上工作人员一同前往采购。

(四)验收入库

一般的物资采购由申报采购的室的负责人和采购管理人员进行验收入库。物资管理人员及时办理入库登记手续。属固定资产的还必须建好固定资产台账。

(五)结算

财务人员根据会党组研究决定(金额大于1万元的)、物资清单、发票等进行货款结算。

第十条 采购原则上不准使用现金交付,特殊情况的,需要2人以上参与采购。

第五章  物资管理

第十 加强对所有物资的管理。

(一)固定资产管理

1.对固定资产要建立固定资产总账、明细账,会办公室要建立固定资产使用人台账,对固定资产的购进、发放、回收、报废等要严格出入库手续,必须做到账目清晰、两账相符。

2.使用人要本着爱护公物的原则维护好固定资产,因工作调动的,要及时归还使用的固定资产并到会办公室进行登记。

3.涉及固定资产外借要经会办公室同意后报会分管领导审核。价值超过2万元的经会党组会审议通过。

4.固定资产报废。因使用年限和技术更新等原因需要报废的固定资产,由使用室填报资产报废登记表报会办公室,由财务人员并按照财政局有关固定资产报废的文件规定及程序进行报废,并做好账目的核销工作。各室及个人不得擅自处置报废的资产。

(二)其他物资管理

1.要建立物资入库、出库、领用、每月定期核查等工作制度,并做好登记,确保有据可查、台账清晰、仓库账目与财务账目相符。

2.物资管理人员要做好防霉、防潮、防火、防盗等工作,确保物资安全。

3.注意相关物资的有效期限,凡在失效期3个月内应作出妥善处理,同时报请分管领导。

第六章    

第十  会机关全体干部职工要严格遵守本办法规定。违反本规定或者有下列情形之一的,责令改正,造成经济损失的必须赔偿。

(一)未经批准擅自采购的;

(二)采购合同签订后,不按照合同采购的;

(三)因责任心不强,保管不善,造成固定资产及其他物资丢失被盗的。

第十  供应商有提供虚假资料、串通围标、中标后拒绝签订合同等行为的,采购或招标无效,并按合同或其它有关规定没收投标押金,情节严重的,取消其供应商资格;给使用处室造成损失的,应追究赔偿责任。

第七章    

第十 本实施办法由会机关采购领导小组负责解释。

第十  本实施办法自颁布之日起试行。